Vermijd het stoplicht; resultaat centraal.

Ken je dat, de novembermaand? De lucht is klammer, de wind krachtiger en je handen om je fietsstuur zijn kouder dan voorheen op de nattige fietsroute naar huis. De avond is ingevallen en de straten bezaaid met gehaaste fietsers die, ineengedoken in de kraag van hun jas, zich haasten naar de warmte van een huis dat op hun wacht. Door zo’n Amsterdam fietste ik deze week naar huis, mijmerend over een warme vakantiebestemming, zonder me precies bewust te zijn van wat ik dacht. Totdat ik bij het kruispunt in de buurt van mijn huis deed ik wat ik altijd doe: vlak voor het naderende stoplicht voorsorteren, een gewaagde oversteek naar de stoep aan de overkant maken en daar mijn bewustzijnslamp ineens weer aanging en ik moest denken aan… Singapore.

Het was niet het verlangen naar een warm klimaat dat me aan dat kleine Aziatische land deed denken, noch mijn naderende vakantie… Dit ging over de essentie van mijn werk! Van Singapore raasden m’n gedachtes door naar Zwitserland en naar de vraag:

Wat als ik in een land als Singapore of Zwitserland zou wonen waar het naleven van regels de hoogste moraal kent?

In no-time reconstrueerde ik in m’n hoofd het kruispunt dat ik zojuist met mijn shortcut had omzeild  (zie plaatje hieronder) en maakte ik de analyse: als ik de verkeersregels zou naleven, zou ik welgeteld (kijk mee) één, twee, DRIE stoplichten moeten volgen om bij mijn huis te komen. Er van uitgaande dat je in de spits 3 minuten bij een stoplicht moet wachten, inclusief de extra omfietsmeters in minuten, zou dat neerkomen op 3+3+3+2= 11 minuten extra tijd voordat ik het resultaat zou kunnen genieten van thuis voldaan m’n jas uit trekken om me in de warmte van m’n appartement te laven… 11 koude klamme natte minuten!

Nog voordat ik met m’n handige shortcut m’n huis had bereikt voelde ik al de paralellen met mijn bezigheden van die dag: het optimaliseren van een besluitvormingsproces bij een grote publieke instelling. Om gewenst resultaat te bereiken moest het besluit daar eerst een ellenlange route af van stoplichten die zich manifesteren in verschillende uitingsvormen: het zijn De Belangrijke Mensen (en dat zijn ze dan soms enkel en alleen door die titel aan zichzelf toe te bedelen), of de tal van ICT-systemen waar eerst iets moet worden aangevraagd, ingevoerd of geregistreerd. Het stoplicht is ook Het Overleg waar het nog drie keer ‘langs’ moet of die ene afdeling met een ander belang dat dus z’n stoplicht nog even lekker op rood laat staan.

De consequenties hoef ik je niet uit te leggen: we laten ons geniale idee van stoplicht naar stoplicht sturen, totdat we met een omweg van niet 11 maar 1111111111111111111111 minuten, dan ein-de-lijk resultaat behalen. Maar de kans is groter dat we halverwege zijn gestrand en maar gewoon in een café zijn gaan zitten in plaats van de weg naar resultaat te vervolgen, want: zo veel stoplichten voordat we ergens aankomen, dat is niet te doen! Of, erger nog, medewerkers veranderen in gehoorzame schapen die hun hele werkende leven stoplicht na stoplicht affietsen, zich al niet eens meer afvragend waar ze naar op weg zijn, laat staan hoe ze daar het effectiefst kunnen komen. We gaan van stoplicht naar stoplicht, van vergadering naar vergadering, het proces lijkt een doel op zich te zijn geworden.

Het beste wordt dit zichtbaar bij mensen in hun eerste baan of mensen nieuw in de organisatie: zij kennen de “stoplichtenroute” nog niet en kiezen vanzelfsprekend de meest logische weg naar resultaat. Hoe vaak worden zij dan wel niet teruggefloten door de gevestigde orde met een schamper lachend “zij begrijpen het duidelijk nog niet!”. Maar is dat echt zo? Begrijpen zij nog niet hoe het werkt, of ben jij het juist vergeten?

Dit doet me denken aan die keer in Zwitserland een automobilist belerend haar wijsvinger ophief toen ik de straat overstak op een plek waar geen zebrapad was: “Ik houd me aan de regels Fraulein, dus jij ook!” Waarom dat oog-om-oog tand-om-tand principe handhaven als het gaat om het behalen van resultaat?
Mag het ook zijn: ík houd me aan de regels zodat jíj kan laveren? We hebben basis-afspraken, de standaard. Maar die hebben we om variatie mogelijk te maken. Zo stop ik voor heel veel verkeerslichten in de stad op weg naar huis, maar er is één kruispunt waar ik wél de shortcut pak.

Ik hoor hoe je bij elke regel harder denkt: ah, jij bent er zo eentje die zichzelf altijd de uitzondering op de regel waant?! (Volgens bepaalde mensen heeft heel mijn generatie hier zelfs last van ;-)) Dit zorgt voor gevaarlijke situaties en anderen zijn daar het slachtoffer van! Nu blijkt echter uit onderzoek dat het ook nog eens veiliger is om af en toe de verkeersregels te overtreden: Amsterdammers staan bekend als de groep die het vaakst de verkeersregels overtreedt, maar ook als de groep die het beste kan anticiperen op onveilige verkeerssituaties… Als je je gedraagt volgens de regels, zou je het verkeer in Amsterdam niet overleven, tel daar nog eens die extra 11 minuten regel-na-leef-kosten bij op en het lijkt me een duidelijke case.

Maar dit is geen pleidooi voor een Amsterdams fietsbeleid. Natuurlijk zijn stoplichten om verkeer te regelen net zoals er in een organisatie  processen en afspraken zijn om de business in goede banen te leiden.
Maar zoals ik op de fiets in de basis alle kruispunten keurig de stoplichten pak, kies ik om flexibel op de situatie te anticiperen als dat mijn doel beter dient, zo moet de business ook ruimte bieden voor variatie en uitzonderingen. Dat zorgt dat mensen blijven nadenken en blijven anticiperen. Als iedereen voorop stelt waar we als organisatie naartoe op weg zijn, komt er wellicht meer tolerantie voor creativiteit en voor het nu en dan eens buiten de paden gaan ten behoeve van het resultaat. Inderdaad; dit verhoogt het risico op een botsing maar daarmee ook de kans op leren en nader tot elkaar komen.
Laten we het resultaat, het doel, de bestemming weer centraal stellen in de organisatie. Niet alleen blijven we dan beter oog houden voor het resultaat en onze eigen individuele verantwoordelijkheid in het adequaat en anticiperend behalen daarvan; het wordt ook nog eens leuk en menselijk!
​
Ik kom thuis, eindelijk; de warmte! Aangezien ik zojuist 11 minuten heb bespaard dankzij mijn anticipatievermogen besluit ik deze tijdwinst maar gelijk te materialiseren. Terwijl het bloed langzaam weer in mijn verkleumde tintelende vingers stroomt start ik aan deze column én het kiezen van een nieuwe vakantiebestemming. Ver weg van Zwitserland, maar de buurt van Singapore lijkt me kwa temperatuur heel fijn.

Hoe staat het met de processen in jouw organisatie? Laat gerust een reactie achter!

---